Struktura Organizacji

Moduł niezbędny do właściwej implementacji wszystkich pozostałych elementów Systemu Forte z obszaru Zarządzania Zasobami, zarówno Majątkiem Przedsiębiorstwa, jak i Kapitałem Ludzkim.

Umożliwia odwzorowanie procesów zachodzących w przedsiębiorstwie w zakresie struktury organizacyjnej, hierarchii zależności służbowych, według których procesowane są różne zdarzenia biznesowe z udziałem pracowników.

Elastyczna struktura uprawnień oraz rozbudowany system akceptacji, uwzględniający zastępstwa pozwalają na dopasowanie do indywidualnych potrzeb organizacji.

Majątek IT pozwala na:

  • obniżenie kosztów serwisu sprzętu IT,
  • zmniejszenie pracochłonności obsługi procesu rozliczenia pracownika z posiadanego wyposażenia IT,
  • uproszczenie procesu inwentaryzacji sprzętu IT,
  • kontrolę wykorzystania powierzonego sprzętu przez pracownika.

Moduł ten poszerza funkcjonalność modułu Majątek Trwały odnośnie wyposażenia w sprzęt IT. Ułatwia działom IT ewidencję i zarządzanie tym majątkiem dzięki pełnej informacji o rodzaju, typie oraz historii użytkowania przez pracownika powierzonego sprzętu. Aby nadążyć za wymaganiami technologicznymi, wymuszającymi modernizację komputerów np. poprzez wymianę poszczególnych komponentów, moduł wspomaga także szczegółową ewidencję wyposażenia w zakresie części składowych urządzeń IT będących w użytkowaniu pracownika. Pozwala na raportowanie awaryjności poszczególnych składników majątku IT. Wymaga wcześniejszej implementacji modułu Majątek Trwały, współpracuje ściśle z modułem Help Desk IT.

Zamówienia Wewnętrzne umożliwiają:

  • uproszczenie i usprawnienie obsługi zamówień wewnątrzfirmowych,
  • ograniczenie kosztów realizacji zamówień wewnętrznych i kontrolę potrzeb zgłaszanych przez pracowników,
  • szybki dostęp do informacji o statusie i terminie realizacji zamówienia,
  • usprawnienie pracy przełożonych.

Moduł wspiera proces obiegu zamówień wewnętrznych. Pracownicy korzystający z modułu zgłaszają zapotrzebowanie jako tzw. klienci wewnętrzni wobec działów świadczących usługi wewnątrz przedsiębiorstwa (najczęściej rolę tę pełnią działy administracji). Zamówienia od pracowników są ewidencjonowane w systemie i kierowane – zgodnie z polityką organizacji – do realizacji lub akceptacji i realizacji. Obszary, których mogą dotyczyć zamówienia, to m.in.: zapotrzebowanie na materiały biurowe, marketingowe (foldery, broszury, gadżety), usługi (czyszczenie klimatyzacji, pranie wykładzin, malowanie itp.), dokumenty (zaświadczenie o zatrudnieniu i dochodach). Można je dowolnie dostosować do specyfiki danego przedsiębiorstwa.

Majątek Trwały:

  • wpływa na zmniejszenie kosztów serwisu środków trwałych i wyposażenia,
  • ułatwia obsługę procesu rozliczenia się z przydzielonego wyposażenia i środków trwałych,
  • pozwala na zmniejszenie pracochłonności procesu inwentaryzacji środków trwałych i wyposażenia użytkowanego przez pracowników,
  • podnosi poczucie odpowiedzialności pracownika za powierzone mu mienie przedsiębiorstwa.

Moduł wspomaga ewidencję przydzielania majątku trwałego i wyposażenia pracowników przedsiębiorstwa. Umożliwia przypisanie odpowiedzialności za wyposażenie konkretnej osobie. Każdy pracownik ma stały dostęp do bieżącej informacji o przydzielonych elementach wyposażenia i środkach trwałych oraz każdej zmianie w tym zakresie.

Zasoby Organizacji umożliwiają:

  • zwiększenie bezpieczeństwa i minimalizację kosztów w zakresie dostępu pracowników do zasobów firmy,
  • kontrolę dostępu pracowników do zasobów firmy,
  • precyzyjne informowanie kadry kierowniczej o przydzielonych pracownikom dostępach do zasobów (raporty, zgodne ze standardami organizacyjnymi ISO).

Moduł umożliwia realizację procesów organizacji w zakresie dostępu pracowników do określonych zasobów przedsiębiorstwa zwłaszcza, gdy dostęp do tych zasobów wymaga akceptacji innych osób dysponujących zasobem. Ogólność pojęć i mechanizm obiegu akceptacji pozwala na zastosowanie modułu w bardzo specyficznych scenariuszach tak, aby zapewnić kontrolę dostępu pracowników do ograniczonych, czy też wrażliwych zasobów organizacji.

Ewidencja Pojazdów wpływa na:

  • kontrolę wydatków na pojazdy firmowe lub użytkowane przez pracowników,
  • minimalizację kosztów,
  • uproszczenie naliczania ryczałtów za użytkowanie auta prywatnego do celów służbowych.

Moduł wspomaga ewidencję przebiegu zarówno pojazdów firmowych, jak i prywatnych wykorzystywanych dla celów służbowych. Umożliwia, we współpracy z modułem Delegacje Krajowe, przydzielanie pojazdów firmowych na czas wyjazdów służbowych.

Help Desk IT:

  • usprawnia pracę przedsiębiorstwa,
  • minimalizuje ryzyko dużych awarii w obszarze IT (zgłoszenia problemów i awarii są rozwiązywane na bieżąco),
  • usprawnia działalność działów IT (rejestracja, ewidencja i priorytetyzacja zgłoszeń),
  • umożliwia lepsze planowanie i komfort pracy poprzez możliwość osobistej kontroli nad przebiegiem obsługi zgłoszenia przez zgłaszającego problem pracownika.

Moduł przydatny w każdej firmie posiadającej infrastrukturę IT dostępną dla ogółu lub dużej liczby pracowników. Pozwala na zarządzanie procesem obiegu informacji i zadań z zakresu wewnątrzfirmowych usług IT. Umożliwia samodzielną i łatwą rejestrację zgłoszeń przez Klienta wewnętrznego. Zgłoszenia trafiają natychmiast bezpośrednio do pracowników świadczących usługi serwisowe IT dla pozostałych działów firmy. Wszystkie zgłoszenia oraz wynikające z nich działania są ewidencjonowane, a do informacji o statusie zgłoszenia ma dostęp na bieżąco zainteresowany Użytkownik.

Telefonia pozwala na:

  • zarządzanie kosztami rozmów telefonicznych komórkowych i stacjonarnych poprzez wprowadzenie limitów, rejestrację i rozliczanie bilingów pracowników, usprawnienie obsługi limitów pracowniczych, dzięki automatycznej dystrybucji informacji i kontroli limitów, sprawne generowanie informacji kosztowej w postaci raportów, zwiększenie komfortu obsługi pracowników poprzez udostępnienie pracownikowi informacji o limitach i billingach.

Moduł wspomaga obsługę limitów i rozliczeń wykorzystania telefonów służbowych poprzez dystrybucję wśród użytkowników informacji o limitach, dostarczanie bilingu, rozliczenie kosztów telefonów, rejestrację wniosków o akceptację (w przypadku przekroczenia limitów) oraz procesu ich akceptacji przez przełożonych. Ułatwia rejestrację i kontrolę kosztów pracowniczych związanych z użytkowaniem przez pracownika telefonu stacjonarnego i komórkowego.