Aplikacja do zarządzania i archiwizacji dokumentów elektronicznych, będących w obiegu przedsiębiorstwa. Umożliwia ich wysyłanie oraz przechowywanie zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. Gwarantuje bezpieczny, szybki i ekonomiczny sposób zarządzania fakturami elektronicznymi.
Obniżenie kosztów związanych z fakturowaniem
- Ograniczenie kosztów papieru, wydruku, wysyłki, archiwizowania ton papierowych dokumentów
- Lepsze wykorzystanie zasobów firmy i podniesienie komfortu pracy
- Oszczędność czasu dzięki automatycznemu podpisaniu e-Faktury i wysłaniu jej na adres e-mailowy odbiorcy
- Możliwość wystawiania dokumentów od razu w formie elektronicznej i automatyczne ich rejestrowanie
Obniżenie kosztów archiwizacji dokumentów
- Możliwość szybkiego dostępu do archiwum faktur, bez konieczności przeszukiwania segregatorów z dokumentami
- Automatyczne archiwizowanie dokumentów przechowywanych w systemie, pozwalające na łatwe ich odszukanie
- Rezygnacja z drukowania faktur (przechowywanie w formie elektronicznej)
- Przechowywanie faktur w bazie danych (pracującej na silniku bazy danych MySQL firmy Oracle®), stworzonej na serwerze wskazanym przez Klienta
- Archiwizacja bez odrębnego zapisywania danych na nośnikach zewnętrznych np.: płytach CD, dysku komputera
Usprawnienie zarządzania i kontroli obiegu faktur w firmie
- Usprawnienie zarządzanie i archiwizacji dokumentami elektronicznymi, ułatwienie kontroli obiegu faktur
- Oszczędności oraz poprawa organizacji procesów biznesowych
- Wpływ na zwiększenie efektywności zespołu, szansa wykorzystania kompetencji pracowników księgowości do innych działań np.: optymalizacje podatkowe
- Oznaczenie w programach linii Symfonia zintegrowanych z aplikacją e-Dokumenty zarówno faktur wystawionych w formie papierowej, jak i w formie elektronicznej
- Rejestrowanie elektronicznych faktur zakupu bez względu na format - opisanie każdej danymi (m.in.: dane wystawcy, numer dokumentu, data odebrania), umożliwiającymi łatwe odszukanie dokumentu
- Możliwość wystawienia duplikatu do każdej faktury, która jest ewidencjonowana w Symfonia e-Dokumenty
- Możliwość szybkiego odszukania potrzebnego dokumentu na każdym etapie procesu fakturowania
Zmniejszenie liczby błędów przy wprowadzaniu faktur
- Automatyczne zapisanie faktur elektronicznych bez konieczności ręcznego wprowadzania
- Ograniczenie liczby błędów, standardowo występujących przy wprowadzaniu danych z faktur drukowanych do systemu informatycznego
Usprawnienie procesu wysyłki dokumentów
- Szybsze dotarcie faktury elektronicznej do kontrahentów z pominięciem tradycyjnej drogi dostarczenia przez pocztę, wypełnienia stosownych dokumentów np.: książki nadawczej, ewentualności zagubienia dokumentu w trakcie wysyłki
- Możliwość wysyłania faktury elektronicznej natychmiast po wystawieniu i podpisaniu pieczęcią elektroniczną firmy lub podpisem kwalifikowanym Użytkownika na wskazany adres mailowy
- Możliwość szybszego rozliczenia się między kontrahentami
Bezpieczny obrót fakturami elektronicznymi
- Zastosowanie elektronicznej pieczęci firmy lub podpisu kwalifikowanego kontrahenta (pewność, co do tożsamości kontrahenta i weryfikacja, czy treść pliku nie została zmieniona po jego podpisaniu)
- Możliwość wysyłania faktur elektronicznych wyłącznie do kontrahentów, których oświadczenia zgody na otrzymywanie faktur elektronicznych zarejestrowano w aplikacji
- Rejestracja wystawionych faktur elektronicznych i wszelkich dokonywanych w nich zmian wraz z informacją o Użytkowniku, który ich dokonał
Integracja z programami Symfonia
- Do uzyskania pełnej funkcjonalności programu Symfonia e-Dokumenty oraz jego efektywnego działania wymagane jest posiadanie dwóch programów, jednego do wystawiania e-faktur sprzedaży: Symfonia Handel lub Symfonia Faktura oraz drugiego do rejestrowania elektronicznych faktur zakupu: Symfonia Finanse i Księgowość lub Symfonia Mała Księgowość.